QUE TUS SUEÑOS NO SE DETENGAN: CAMBIOS Y POSTERGACIONES

Son muchas las parejas que ahora mismo se encuentran en una situación de mucha incertidumbre, sin saber si van a poder seguir adelante con la celebración de uno de los días más especiales de su vida. Es una situación que nadie se imaginaba hace un año y que ha cambiado nuestras vidas por completo.

Cambiar o postergar una boda por el Coronavirus, es una decisión que cuesta mucho analizar, sobre todo porque debemos ser conscientes de la realidad que afrontamos, las diversas posibilidades y escenarios para tomar decisiones que nos brinden seguridad y estabilidad sin alterar nuestros ánimos.

Lo primero que debemos tener en cuenta es que la situación varía día a día, que psicológicamente nos afecta e incluso repercute en la relación de pareja, la prudencia y paciencia deben ser nuestros principales aliados. Debemos priorizar la seguridad antes de lanzarnos a tomar decisiones apresuradas o radicales, ser flexibles y sobre todo intentar adaptarnos al presente para poder dar un paso seguro. Créanme que a mí me dolió mucho tomar una decisión y postergar mi matrimonio en Nueva York, teníamos todo planificado a la distancia y bajo control, el concepto de la boda diseñado, las reservas de tickets, hoteles, la agenda de actividades con los 44 invitados que nos acompañarían, trajes hechos a medida, incluso trámites documentarios listos para poder entregarlos; finalmente tomamos la decisión de evitar exponer a todos (invitados, proveedores y a nosotros mismos) con la finalidad de poder celebrar en otra oportunidad con la misma emoción. Pero, deben hacerse la pregunta y qué hago si no puedo realizar mi ceremonia o evento en la fecha que lo planee, cuál es la mejor opción adaptarnos a celebraciones petit o debo seguir postergándolo indefinidamente.

Hoy en día, tras la declaración del Estado de Emergencia de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, no es posible la celebración de eventos y mucho menos tener aglomeraciones sociales. Lo que comparto con todas las parejas que acompaño son dos premisas para tomar decisiones:

1. No perder la emoción del acto y fondo que nos motive a llegar al altar

2. Pensar siempre en el peor de los escenarios para tomar decisiones asertivas

Entonces, teniendo estos dos conceptos en mente podemos seguir los siguientes pasos:

¿Nos adaptamos, postergamos o cancelamos?

Si decidimos seguir con los planes, debemos entender que esto implicará una renuncia que se adapte y adopte todas las medidas reglamentarias del gobierno local, hay muchas parejas que no pueden seguir esperando y continúan con los planes y fecha pactada, la coyuntura los obliga no solo a reducir la cantidad de invitados, sino a variar los formatos y dejar de lado algunas actividades como la ansiada fiesta, la distribución de bebidas alcohólicas y el desorden propio de la alegría por celebrar un matrimonio, aquí tenemos como alternativa propuestas intimas, de corto tiempo y muy protocolares que no dejan de ser lindas y dejarnos un recuerdo hermoso del gran día.

Si nuestra decisión va por esperar prudentemente y postergar las celebraciones, debemos considerar que existen eventos previstos con mayor anticipación y que cierran agendas de los proveedores, entonces debemos elegir varias alternativas consideradas dentro de temporada baja como: junio a setiembre o enero y febrero, incluso considerar algún feriado largo o viernes como alternativa.

En el hipotético caso, se tengan que cancelar todas las actividades de la boda, debemos considerar que cada proveedor o servicio contratado tiene sus propias condiciones, en su mayoría no reembolsan los pagos realizados hasta la fecha y en otros casos por lucro cesante estarían obligados a terminar de pagar los servicios sin usarlos. Aquí hay que evaluar costo vs beneficio de tomar una u otra decisión.

Si eres de las parejas que decidieron postergar su boda, toma nota de estas sugerencias para tomar una correcta decisión:

· Negociación y flexibilidad: una vez que definan la fecha, deberán consultar con los proveedores para tratar de calzar a todos sin perjudicar sus servicios o alzar los costos para ustedes, aquí es importante apelar a la empatía e iniciar una negociación saludable para todos. Consideremos brindar alternativas cómodas para cada parte, tal vez el adelanto de pagos, la reducción de servicios o cambios en los mismos podrían ser una salida justa.

· Priorizar y valorar: las agendas de los proveedores estarán saturadas los siguientes meses, y habrá probabilidades que no tengamos disponibilidad de todos, por eso debemos priorizar y valorar cuál debe continuar con nosotros, en algunos casos algunos servicios tienen varios equipos de servicios pudiendo ser esta una alternativa para no perder tu inversión.

· No tomes decisiones apresuradas, pero tampoco vivan llenos de indecisión: después de consultar, evaluar y encajar la fecha y servicios de proveedores, deberás tomar una decisión tomando en cuenta consideraciones como ¿qué pasaría si la emergencia se extiende?, no podemos armar y desarmar toda una planificación varias veces, esto significa doble trabajo de ambas partes. Por tanto, evalúa todas las opciones con el peor escenario dando margen a todos para que puedan organizarse.

· Cambios y modificaciones en el servicio: con la variación de fecha, viene el cambio de temporada y ciertas consideraciones que debemos tomar en cuenta, por ejemplo si mantienen el toque de queda las celebraciones tendrán que acabar por lo menos dos horas antes del horario restrictivo, si la boda era en verano la nueva fecha tendrá que ser programada en invierno, si no tenías contemplado esto deberás tomarlo en cuenta para proteger a tus invitados del clima, además existen temporadas para algunos insumos o productos que probablemente no estén disponibles para la nueva celebración.

Una vez que tomaron la decisión de posponer la boda, hay una serie de tareas que deben tomar en cuenta:

· Anunciar el cambio de fecha a tus invitados: es importante compartir y comunicar nuestra decisión a tiempo y con el mejor de los ánimos, muchos invitados tendrán que programarse, realizar reservas o incluso cambiar sus planes para poder acompañarlos en este día. Si ya tenías una invitación impresa, no será necesario reimprimir sino solo comunicar un mensaje emotivo con un diseño virtual que se ajuste a todo el público.

· Gestionar un orden de prioridades: reprogramar una boda es como empezar desde cero, solo con la diferencia que la búsqueda se acorta y los procesos se vuelven más claros, ahora debemos de ordenarnos y enumerar cuál de los cambios será importante atender con prontitud.

· Gestionar un plan de seguridad y prevención: prevenir antes que lamentar debe ser nuestra premisa y no sabemos el comportamiento futuro de la realidad que afrontamos o las medidas de seguridad, prohibiciones, restricciones o modificaciones en la legislación que el gobierno nos otorgue, por eso debemos de considerar no tener una lista tan grande de invitados, diseñar un plan de seguridad y prevención que refuerce medidas de salubridad con la manipulación de alimentos y limpieza de zonas comunes de alto contacto de infección como los baños, tocadores y cocina.

· Administrar un nuevo sistema de RSVP y asistencia de invitados (invitaciones): con los antecedentes de una pandemia y las medidas de seguridad personales que cada invitado está tomando, tendremos algunas bajas en la asistencia, incluso aquellos que no pueden reprogramar un viaje o cambiar un ticket sumarán al porcentaje habitual de inasistencia, por ello es necesario organizar una lista de confirmaciones e insistir con anticipación y de forma personal dándoles a conocer las medidas futuras que ustedes están tomando para prevenir y cuidar a cada uno de los participantes.

· Mantener un canal de información sobre los acontecimientos para garantizar la tranquilidad de los invitados: es normal que los ánimos y expectativas de todos bajen, el feeling se contenga y la emoción se alargue por eso debemos seguir promoviendo nuestro evento tomando medidas de interacción que a la vez nos sirve como estrategia de marketing para que los invitados tengan conocimiento de la nueva información sobre los acontecimientos de la boda.

Si no cuentas con la asesoría de un wedding planner, es importante que planifiques muy bien cada paso, con calma, objetividad y con estrategias claras que te permitan solucionar rápidamente los detalles ya que el mercado de bodas se encontrará saturado. La asistencia de un profesional puede darte tranquilidad, gestionar diversos recursos, negociar y agilizar los procesos, actualmente existen muchas opciones que pueden adaptarse a tus necesidades y continuar con tus planes como siempre los soñaste.

Si tienes alguna consulta, no dudes copiarla en el cuadro de mensajes, que todo nuestro equipo de profesionales estaremos atentos para resolver sus dudas.